Wszystkie podmioty gospodarcze, w tym spółki handlowe, mają obowiązek przechowywania swoich dokumentów księgowych na określony czas. Przepisy w tym względzie reguluje ustawa o rachunkowości, która dodatkowo określa zasady archiwizacji oraz ochrony danych, związanych z tą dokumentacją. Tak zwana polityka rachunkowości to przede wszystkim księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz sprawozdania finansowe. Dodatkowo przedsiębiorca jest zobowiązany do zabezpieczenia dokumentacji przed jej nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem czy też zniszczeniem.

Polityka rachunkowości w praktyce

Ustawa o rachunkowości precyzuje, co konkretnie należy zostawić spośród firmowej dokumentacji. Są to przede wszystkim dokumenty, przedstawiające sytuację majątkową spółki. Najistotniejszy jest tak zwany rok obrotowy podmiotu, metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego. Do nich należy doliczyć sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, oraz system, stosowany w celu ochrony danych osobowych.

Jak przechowywać księgi rachunkowe?

Księgi rachunkowe mają na celu stwierdzić dokonanie konkretnych operacji gospodarczych. To zwykle zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald. Dokumenty te nie muszą być prowadzone w formie papierowej, mogą być utrwalone na różnych nośnikach danych, które precyzuje wspomniana ustawa. Przedsiębiorca jest zobowiązany do zabezpieczenia tychże przed uszkodzeniem i zniszczeniem oraz wykonania kopii, zawartych na nich informacji. Wszystkie dowody księgowe oraz dokumenty inwentaryzacyjne należy przechowywać w oryginalnej postaci w siedzibie swojej firmy, lub miejscu, uprawnionym do przechowywania takiej dokumentacji. Całość powinna być przechowywana w ustalonym porządku, stosując podziały na okresy sprawozdawcze, w celu łatwiejszego ich znalezienia.

Ile czasu przechowywać dokumenty?

Czas przechowywania dokumentów księgowych jest uzależniony od ich rodzaju i kwestie te są ściśle regulowane. Księgi rachunkowe należy przechowywać 5 lat, dowody księgowe, związane z wpływami ze sprzedaży detalicznej do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy. Dowody księgowe, dotyczące pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu różnego typu przez 5 lat, począwszy od początku następnego roku po roku obrotowym. Dokumenty, dotyczące rachunkowości oraz inwentaryzacji – 5 lat, pozostałe dowody księgowe i sprawozdania również. Dokumentację firmy, która została sprzedana, przechowuje jej nowy właściciel, natomiast tej, która zakończyła swoją działalność, lub jest w fazie likwidacji, wyznaczona do tego osoba lub jednostka, o czym decyduje likwidator lub syndyk masy upadłościowej.